Sinu tööaeg.
Piisab ühest puudutusest.

Miks vabakutseline peaks oma aega ise arvestama

Enamik tööaja arvestuse rakendusi tahab esmalt projekte, kliente, silte ja sisselogimist. Selleks ajaks, kui kõik on seadistatud, oled ammu unustanud, mille kallal parajasti töötasid. Vabakutselisena ei vaja sa projektihaldust, vaid ausat tundide arvu oma arve jaoks. Just selleks ongi SoloZeit: vajuta käivita, tööta, vajuta peata.

Pead oma tööaja arvestust ühe puudutusega ja märgid ülesande ning projekti vaba tekstina. Taimer töötab edasi ka siis, kui ekraan on lukus. Unustatud ajad lisad käsitsi ja muudad iga sessiooni hiljem. Päeva nimekiri liidab päeva- ja nädalasummad ise ning kuu lõpus ekspordid CSV- või PDF-tunniaruande oma arveldustarkvarale, näiteks Merit Aktiva või SimplBooks.

Kõik su ajad jäävad sinu seadmesse. Ei kontot, ei serverit, ei pilve, midagi ei jagata. SoloZeit arvestab ja liidab su tunnid nii, et need on sinu enda käes. Rakendus on tööaja arvestuse tööriist ega asenda maksu- ega õigusnõustamist.

Tööaja arvestus vabakutselisele: mis kuulub igasse kirjesse

Arvestatud aeg muutub päris rahaks alles siis, kui selle saab hiljem ühele kindlale arvele üheselt siduda. Pelk märge „täna töötasin neli tundi" ei aita ei arveldamisel ega kliendi tagantjärele küsimustele vastamisel, sest sellest ei selgu, kellele see aeg kulus, millise projekti raames ja kas seda üldse tohib arvele panna. Vabakutselisena oled sa ise oma arveldusosakond: keegi teine ei täpsusta su ridu, ei tuleta meelde unustatud tunde ega paranda hiljem vigu. Just seetõttu peab iga kirje seisma omal jalal ja sisaldama piisavalt, et sellest saaks kuu lõpus vaidlusteta arverida. Kui su kirjed peavad koormust kandma ja arve aluseks olema, kuulub igaühte vähemalt järgmine:

• Kuupäev ning algus- ja lõpuaeg või pelk kestus — kuupäev seob tunni konkreetse päevaga, algus ja lõpp teevad selle hiljem kontrollitavaks ka siis, kui klient küsib täpset akent.
• Klient ja projekt, kellele ja millele aeg arvestatakse — ilma selle seoseta lähevad mitme kliendi tunnid segamini ja ükski neist ei jõua puhtalt arvele.
• Tegevus — lühidalt, kuid arve jaoks piisavalt konkreetselt, et sina ise ja klient mõistaksite kuu aja pärast, mille eest täpselt maksti.
• Arveldatav või mitte, et sisemine aeg nagu müügitöö, koolitus või oma raamatupidamine ei satuks kogemata kliendi eelarvesse.
• Tunnitasu või kokkulepitud pauschaaltasu, kui see projektide lõikes muutub — nii ei pea sa arvet koostades igat määra uuesti mälust otsima.
• Märkus erisuste, kokkulepete või lisatöö kohta, mis muidu poole aasta pärast täiesti ununeks.

Sedelitel või kiiruga kõrvale peetud tabelis kaob see kiiresti käest — ja kuu lõpus on täpsused puudu, mille peale kliendi küsimuse tuleb hakata mälust pusima. Mida kauem kirje ja tegelik töö vahel aega möödub, seda ähmasemaks muutuvad detailid: algus, kestus ja täpne tegevus sulavad üheks umbmääraseks „umbes paar tundi" mälestuseks. SoloZeit käivitab arvestuse ühe puudutusega ja seob iga kande kohe kliendi ja projektiga, nii et lõpuks on sul puhas ja arveldatav ülevaade, mitte mälust võetud oletus. Sa ei pea eraldi tabelit pidama ega hiljem ridu ümber trükkima: kirje tekib siis, kui töö algab, ja jääb sinna, kus seda arve koostamisel vaja on. Kui midagi jäi hetkel märkimata, lisad unustatud sessiooni käsitsi ja parandad iga kande algust, lõppu või projekti ka hiljem, ilma et peaksid kogu kuud uuesti kokku panema.

Miks korralik tööaja arvestus vabakutselisele end ära tasub

Kes oma aega kohe kirja ei pane, alahindab seda peaaegu alati. Lühikesed telefonikõned, paranduste ringid, kiired e-kirjad ja väiksed lisapalved summeeruvad märkamatult — ja ilma arvestuseta ei jõua need read kunagi arvele, vaid jäävad kingituseks kliendile. Kümme minutit siin ja veerand tundi seal ei tundu üksikuna suur, kuid kuu lõikes on see kergesti mitu arveldatavat tundi, mis on otsene sissetulek, mille sa endalt maha kriipsutad. Lünkadeta tööaja arvestus hoolitseb selle eest, et sa arveldaksid tõesti kõik tehtud tunnid, mitte ainult need, mis juhtusid õhtul veel meeles olema. Ja mis sama oluline: see hoiab ära ka teise äärmuse, kus sa ebakindluses pigem ümardad allapoole, et vältida ülearveldamise muljet.

Sama tähtis on tõend. Kui klient pärib, mille peale tunnid kulusid, on sul projektipõhise aruandega jälgitav ja rahulik vastus, mitte vaidlus mälestuste üle — ja usaldus püsib, sest arve on läbipaistev. Mitme projekti lõikes näitab kokkuvõte sulle lisaks, kui palju aega üks tööliik tegelikult nõuab. See on alus, mille põhjal saad oma tunnitasu ja pakkumised realistlikult kalkuleerida: kui näed, et sarnane töö võtab pidevalt rohkem aega, kui pakkumine eeldas, saad järgmise hinna kohe õigemaks seada, mitte pakkuda taas pime numbriga.

Ja lõpuks loeb korrastatus ka asjaajamise mõttes: Saksamaal kehtivad äritegevuse dokumentidele ja arvetele säilitamiskohustused (§ 147 AO). Puhas tööaja arvestus lihtsustab hilisemat arve koostamist ja koostööd raamatupidajaga, sest andmed on juba korras ega vaja kuu lõpus taastamist ega otsimist mitmest eri kohast. Kui tunnid, kliendid ja projektid on ühes selges vormis koos, kulub arve koostamisele minuteid, mitte tunde, ja raamatupidaja saab su read ilma tagasiküsimusteta üle. SoloZeit on seejuures pelk dokumenteerimisvahend ega asenda maksu- ega õigusnõustamist — konkreetse juhtumi hindamine, tähtajad ja vorminõuded kuuluvad asjatundlikesse kätesse, kes tunnevad just sinu olukorda.

Nii arvestad oma aega õigesti

Hea tööaja arvestus on harjumus, mitte kuu lõpu maraton. Kui sa muudad selle iga tööpäeva loomulikuks osaks, ei pea sa hiljem midagi taastama ega mälust välja pigistama. Väike järjekindlus iga päev säästab sind kuu lõpu suurest kokkupanemisest. Nii toimi:

• Alusta kohe: Käivita arvestus ühe puudutusega, kui töö algab — tagantjärele sa üksnes pakud, ja pakkumine kaldub alati alla tegeliku aja.
• Eralda kliendi ja projekti kaupa: Nii jääb iga tund üheselt arvele seotavaks ega valgu kliendite vahel segamini, isegi kui tegeled ühel päeval mitme tellimusega.
• Märgi arveldatav ära: Eralda tasuline töö sisemisest ajast, näiteks müügitööst, koolitusest või oma raamatupidamisest, et arvele jõuaks vaid see, mille eest klient tõesti maksab.
• Vaata regulaarselt üle: Iganädalane pilk hoiab ära, et vead kanduksid vaikselt kuni arveni — värskelt märkad kohe, kui mõni kirje on poolik või vale projekti all.
• Kontrolli enne arvet: Lühike võrdlus tagab, et ükski tund pole puudu ega topelt kirjas ja et iga rida kannab õiget klienti, projekti ja määra.

Nii ei lähe sa arveldama ähmase tundega, vaid kindla ülevaatega — parim alus selleks, et su töö saaks ka täies mahus tasutud, mitte osaliselt unustatud. Iga järjekindlalt arvestatud tund on tund, mida sa ei pea hiljem meelde tuletama ega tagantjärele klientilt piinlikult tagasi küsima. Ja mida kauem sa seda harjumust pead, seda paremad andmed sul on, et oma järgmisi pakkumisi ja tunnitasu igal aastal veidi täpsemaks seada.

Veel tööriistu füüsilisest isikust ettevõtjale

Tööaja arvestus on üks osa sinu igapäevasest asjaajamisest. Kes soovib töötunde lisaks pidada klassikalise tunnisedelina, registreerida ärisõite maksu jaoks või hoida silma peal välja laenatud varustusel, leiab selleks samuti andmesäästlikud tööriistad — võrguühenduseta ja ilma kontota.