Sinun työaikasi.
Yksi napautus riittää.

Miksi freelancerin kannattaa seurata aikaansa itse

Useimmat työajanseurantasovellukset vaativat ensin projektit, asiakkaat, tunnisteet ja kirjautumisen. Siihen mennessä, kun kaikki on pystyssä, olet jo unohtanut, minkä parissa juuri olit. Freelancerina et tarvitse projektinhallintaa vaan rehellisen tuntimäärän laskuasi varten. Juuri sitä varten on SoloZeit: paina aloita, tee työsi, paina lopeta.

Kirjaat työaikasi yhdellä napautuksella ja merkitset tehtävän ja projektin vapaana tekstinä. Ajastin jatkaa silloinkin, kun näyttö on lukittu. Unohtuneet ajat lisäät käsin ja muokkaat jokaista istuntoa myöhemmin. Päivälista laskee päivä- ja viikkosummat itsestään, ja kuun lopussa viet CSV- tai PDF-tuntiraportin laskutusohjelmaasi kuten Procountoriin tai Netvisoriin.

Kaikki aikasi pysyvät laitteessasi. Ei tiliä, ei palvelinta, ei pilveä, ei tietojen jakamista. SoloZeit kirjaa ja summaa tuntisi niin, että ne ovat omissa käsissäsi. Sovellus on työajanseurannan työkalu eikä korvaa vero- tai lakineuvontaa.

Työajanseuranta freelancerille: mitä jokaiseen kirjaukseen kuuluu

Kirjattu aika muuttuu oikeaksi rahaksi vasta silloin, kun sen voi jälkeenpäin kohdistaa yksiselitteisesti yhteen tiettyyn laskuun. Pelkkä merkintä „tänään tehty neljä tuntia" ei auta laskutuksessa eikä asiakkaan jälkikäteen tekemiin kysymyksiin, koska siitä ei näy, kenelle aika kului, minkä projektin puitteissa ja saako sen ylipäätään laskuttaa. Freelancerina olet itse oma laskutusosastosi: kukaan muu ei täsmennä rivejäsi, muistuta unohtuneista tunneista eikä korjaa myöhemmin virheitä. Juuri siksi jokaisen kirjauksen on seistävä omilla jaloillaan ja sisällettävä riittävästi, jotta siitä syntyy kuun lopussa riidaton laskurivi. Jotta kirjauksesi kantavat ja kelpaavat laskun pohjaksi, jokaiseen kuuluu vähintään tämä:

• Päivämäärä sekä aloitus- ja lopetusaika tai pelkkä kesto — päivämäärä sitoo tunnin tiettyyn päivään, aloitus ja lopetus tekevät siitä tarkistettavan myös silloin, kun asiakas kysyy täsmällistä ikkunaa.
• Asiakas ja projekti, jolle aika kohdistetaan — ilman tätä yhteyttä usean asiakkaan tunnit menevät sekaisin, eikä yksikään niistä päädy puhtaana laskulle.
• Tehtävä — lyhyesti mutta laskua varten riittävän täsmällisesti, jotta sekä sinä että asiakas ymmärrätte kuukauden päästä, mistä tarkalleen maksettiin.
• Laskutettava vai ei, jottei sisäinen aika kuten myyntityö, koulutus tai oma kirjanpito päädy vahingossa asiakkaan budjettiin.
• Tuntihinta tai sovittu kiinteä palkkio, jos se vaihtelee projekteittain — näin et joudu laskua tehdessäsi kaivamaan jokaista hintaa uudelleen muistista.
• Muistiinpano erityispiirteistä, sovituista asioista tai lisätyöstä, joka muuten unohtuisi puolen vuoden päästä täysin.

Lapuilla tai kiireessä sivuun pidetyssä taulukossa tämä katoaa nopeasti — ja kuun lopussa yksityiskohdat puuttuvat, jolloin asiakkaan kysyessä joudut kaivamaan ne muistista. Mitä kauemmin kirjauksen ja varsinaisen työn välillä kuluu aikaa, sitä sumeammiksi yksityiskohdat käyvät: aloitus, kesto ja tarkka tehtävä sulautuvat yhdeksi epämääräiseksi „pari tuntia jotain" muistikuvaksi. SoloZeit käynnistää seurannan yhdellä napautuksella ja liittää jokaisen kirjauksen heti asiakkaaseen ja projektiin, joten lopputuloksena on siisti, laskutettava yhteenveto eikä muistinvarainen arvaus. Sinun ei tarvitse pitää erillistä taulukkoa etkä myöhemmin kirjoittaa rivejä uudelleen: kirjaus syntyy silloin, kun työ alkaa, ja pysyy siellä, missä sitä laskua tehtäessä tarvitaan. Jos jokin jäi hetkessä merkitsemättä, lisäät unohtuneen istunnon käsin ja korjaat sen aloitusta, lopetusta tai projektia myös jälkikäteen.

Miksi huolellinen työajanseuranta kannattaa freelancerille

Se, joka ei kirjaa aikaansa heti, aliarvioi sen lähes aina. Lyhyet puhelut, korjauskierrokset, nopeat sähköpostit ja pienet lisäpyynnöt kertyvät huomaamatta — ja ilman seurantaa ne rivit eivät koskaan päädy laskulle vaan jäävät ilmaiseksi lahjaksi asiakkaalle. Kymmenen minuuttia tässä ja varttitunti tuolla ei yksittäin tunnu suurelta, mutta kuukauden mitassa se on helposti useampi laskutettava tunti, joka on suoraa tuloa, jonka viivaat itseltäsi yli. Aukoton työajanseuranta huolehtii siitä, että laskutat todella kaikki tehdyt tunnit etkä vain niitä, jotka sattuivat olemaan illalla vielä muistissa. Ja mikä yhtä tärkeää: se estää myös toisen ääripään, jossa epävarmuudessa mieluummin pyöristät alaspäin välttääksesi ylilaskutuksen vaikutelmaa.

Yhtä tärkeä on todiste. Kun asiakas kysyy, mihin tunnit kuluivat, sinulla on projektikohtaisella raportilla jäljitettävä ja rauhallinen vastaus riidan sijaan — ja luottamus säilyy, koska lasku on läpinäkyvä. Useamman projektin yli yhteenveto näyttää lisäksi, kuinka paljon aikaa yksi työtyyppi todella vie. Se on pohja, jonka avulla voit laskea tuntihintasi ja tarjouksesi realistisesti: kun huomaat, että samanlainen työ vie jatkuvasti enemmän aikaa kuin tarjous oletti, voit korjata seuraavan hinnan heti oikeammaksi etkä tarjota taas sokkona.

Ja lopulta järjestys merkitsee myös liiketoiminnan kannalta: Saksassa liiketoiminnan kirjanpitoaineistoa ja laskuja koskevat säilytysvelvollisuudet (§ 147 AO). Siisti työajanseuranta helpottaa myöhempää laskutusta ja yhteistyötä kirjanpitäjän kanssa, koska tiedot ovat jo valmiiksi kunnossa eivätkä vaadi kuun lopussa palauttamista tai etsimistä monesta eri paikasta. Kun tunnit, asiakkaat ja projektit ovat yhdessä selkeässä muodossa, laskun tekemiseen menee minuutteja eikä tunteja, ja kirjanpitäjä saa rivisi läpi ilman takaisinkyselyjä. SoloZeit on tässä pelkkä dokumentointityökalu eikä korvaa vero- tai lakineuvontaa — yksittäistapauksen arviointi, määräajat ja muotovaatimukset kuuluvat asiantuntevalle taholle, joka tuntee juuri sinun tilanteesi.

Näin seuraat aikaasi oikein

Hyvä työajanseuranta on tapa, ei kuun lopun maraton. Kun teet siitä jokaisen työpäivän luontevan osan, sinun ei tarvitse myöhemmin palauttaa tai puristaa mitään muistista. Pieni johdonmukaisuus joka päivä säästää sinut kuun lopun suurelta kokoamiselta. Toimi näin:

• Aloita heti: Käynnistä seuranta yhdellä napautuksella, kun työ alkaa — jälkikäteen vain arvaat, ja arvaus kallistuu aina todellista aikaa alemmas.
• Erottele asiakkaan ja projektin mukaan: Näin jokainen tunti pysyy yksiselitteisesti kohdistettavana eikä valu asiakkaiden välillä sekaisin, vaikka teet samana päivänä useaa toimeksiantoa.
• Merkitse laskutettava: Erota maksettu työ sisäisestä ajasta, kuten myynnistä, koulutuksesta tai omasta kirjanpidosta, jotta laskulle päätyy vain se, mistä asiakas todella maksaa.
• Tarkista säännöllisesti: Viikoittainen silmäys estää virheitä kulkeutumasta hiljaa laskulle asti — tuoreeltaan huomaat heti, jos jokin kirjaus on vajaa tai väärän projektin alla.
• Tarkista ennen laskua: Lyhyt vertailu varmistaa, ettei yksikään tunti puutu tai ole kahteen kertaan ja että jokainen rivi kantaa oikeaa asiakasta, projektia ja hintaa.

Näin et lähde laskuttamaan epämääräisellä tunteella vaan luotettavalla yhteenvedolla — paras pohja sille, että työsi tulee myös täysimääräisesti maksetuksi eikä osittain unohdetuksi. Jokainen johdonmukaisesti kirjattu tunti on tunti, jota sinun ei tarvitse myöhemmin muistella eikä kiusallisesti kysyä asiakkaalta takaisin. Ja mitä pidempään pidät tätä tapaa, sitä paremmat tiedot sinulla on säätää seuraavia tarjouksiasi ja tuntihintaasi joka vuosi hieman tarkemmiksi.

Lisää työkaluja itsensä työllistävälle

Työajanseuranta on yksi palanen arjen paperitöistä. Se, joka haluaa pitää työtunneista lisäksi perinteistä tuntilistaa, kirjata työmatkat verotusta varten tai pitää silmällä lainattua kalustoa, löytää siihen yhtä lailla tietoja säästävät työkalut — offline ja ilman tiliä.