Cada viagem.
Selada contra alterações.

Porque é importante um registo de quilómetros à prova de alterações

Um registo de quilómetros só é aceite pela Autoridade Tributária se for mantido em tempo útil, sem lacunas e sem poder ser alterado depois. É exatamente aí que falham os papéis soltos e as folhas de cálculo: podem ser alterados a qualquer momento e, em caso de dúvida, é a tua palavra contra a do fiscal. O TaxDrive fecha essa lacuna dando a cada viagem um selo SHA-256 no momento em que a guardas.

Registas cada viagem com data, endereço de partida e de destino, leitura do conta-quilómetros e finalidade, e classifica-la como negócio, particular ou trajeto casa-trabalho. O TaxDrive soma os quilómetros automaticamente, gere vários veículos com matrícula e mantém todos os dados obrigatórios juntos. No fim do ano, crias um PDF do registo de quilómetros ou um ficheiro CSV para o contabilista com um único toque.

Todas as viagens ficam exclusivamente no teu dispositivo. Sem conta, sem servidor, sem nuvem, sem rastreio por GPS. O TaxDrive documenta as tuas viagens e prepara-as para a declaração de IRS; a app não substitui aconselhamento fiscal.

Um registo de quilómetros como deve ser: o que pertence a cada entrada

A Autoridade Tributária só reconhece um registo de quilómetros se este estiver completo. Se faltar uma indicação obrigatória numa única viagem, todo o registo pode ser posto de parte — e deixas de ter como comprovar os quilómetros de negócio. Em cada viagem de negócio deve constar, no mínimo:

• Data da viagem
• Leitura do conta-quilómetros no início e no fim da viagem
• Destino — uma morada concreta, não apenas a localidade
• Finalidade — o motivo da viagem
• Parceiro de negócio ou cliente visitado
• Desvios com justificação, quando o percurso se afasta do caminho mais curto

As viagens particulares não precisam de ser descritas ao pormenor — aqui bastam a data e os quilómetros percorridos. O TaxDrive pergunta exatamente estes campos em cada viagem, separa negócio e particular e soma os quilómetros automaticamente. Assim nasce um registo de quilómetros sem lacunas, sem que te esqueças de qualquer indicação.

Porque a Autoridade Tributária exige um registo à prova de alterações

Quem também usa o carro da empresa para fins particulares tem de tributar essa vantagem. Há dois caminhos: o método fixo, em que uma percentagem fixa do valor da viatura é acrescentada ao rendimento (na Alemanha, a regra de 1% segundo o § 8 Abs. 2 EStG), ou o método do registo de quilómetros segundo o § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG, no qual comprovas a parte particular com base nos quilómetros efetivamente percorridos. Precisamente quando o uso particular é reduzido, o método do registo de quilómetros costuma ser bastante mais vantajoso.

Para ser aceite, o registo tem de ser „em forma“: mantido em tempo útil, sem lacunas, coerente em si mesmo — e sobretudo não pode ser alterado depois sem que se note. É precisamente aí que falham as folhas soltas e as tabelas de Excel, porque podem ser reescritas a qualquer momento. O TaxDrive sela cada entrada, para que as alterações posteriores continuem detetáveis.

Se o teu registo de quilómetros é aceite no teu caso concreto e qual o método mais vantajoso para ti depende da tua situação e é decidido pela administração fiscal. Esta página não substitui aconselhamento fiscal — para questões sobre o carro da empresa, a vantagem tributável ou o reconhecimento, um consultor fiscal pode ajudar-te. O TaxDrive dá-te para isso a base ordenada e sem lacunas.

Como manter o teu registo de quilómetros corretamente

Um registo reconhecido nasce viagem a viagem, não no fim do ano de memória. Eis como proceder:

• Registar em tempo útil: anota cada viagem logo a seguir — indicações reconstruídas depois muitas vezes não são reconhecidas pela administração fiscal.
• Manter sem lacunas: também as viagens curtas e particulares fazem parte, caso contrário o registo não está fechado.
• Separar negócio e particular: classifica cada viagem de forma inequívoca, para que a parte particular seja calculada de forma limpa.
• Manter as leituras corretas: a leitura inicial e final têm de encadear e corresponder de forma contínua.
• Guardar à prova de alterações: usa a selagem, para que as alterações posteriores continuem visíveis.

Assim não entras numa inspeção com uma tabela contestável, mas com um registo de quilómetros sem lacunas e selado — a melhor base para que o teu método do registo de quilómetros seja aceite. E mesmo que nenhuma inspeção surja, no fim do ano sabes exatamente que parte das tuas viagens foi de negócio, em vez de teres de a estimar.

Mais ferramentas para o trabalho e o trabalho independente

O registo de quilómetros é apenas uma parte da tua documentação. Quem, como trabalhador independente, quer registar o tempo por cliente e projeto, manter as horas de trabalho como folha de horas ou acompanhar aquilo que emprestou, encontra para isso ferramentas igualmente parcas em dados — offline e sem conta.