Cada viaje.
Sellado contra manipulaciones.

Por qué importa un registro de kilometraje a prueba de manipulaciones

Hacienda solo acepta un registro de kilometraje si se lleva sin demora, sin lagunas y sin posibilidad de alterarlo después. Ahí es exactamente donde fallan las hojas sueltas y las hojas de cálculo: pueden cambiarse en cualquier momento y, en caso de duda, es tu palabra contra la del inspector. TaxDrive cierra esa brecha dando a cada viaje un sello SHA-256 en el momento de guardarlo.

Registras cada viaje con fecha, dirección de origen y destino, lectura del cuentakilómetros y motivo, y lo clasificas como profesional, privado o desplazamiento. TaxDrive suma automáticamente los kilómetros, gestiona varios vehículos con sus matrículas y reúne todos los datos obligatorios. A final de año creas con un toque un registro de kilometraje en PDF o un archivo CSV para tu asesor.

Todos los viajes permanecen únicamente en tu dispositivo. Sin cuenta, sin servidor, sin nube, sin seguimiento GPS. TaxDrive documenta tus viajes y los prepara para tu declaración; la aplicación no sustituye al asesoramiento fiscal.

Un libro de ruta en regla: qué debe constar en cada trayecto

Hacienda solo reconoce un libro de ruta si está completo. Si a un solo trayecto le falta un dato obligatorio, todo el libro puede rechazarse — y entonces se aplica el método a tanto alzado del 1 %, a menudo más caro. En cada trayecto profesional debe constar, como mínimo:

• La fecha del trayecto
• La lectura del cuentakilómetros al inicio y al final del trayecto
• El destino — la dirección concreta, no solo la localidad
• El motivo del trayecto — la razón por la que condujiste
• El socio comercial o cliente visitado
• Los desvíos, con su justificación, cuando el recorrido difiere del trayecto directo

Los trayectos privados no tienes que describirlos en detalle — aquí bastan la fecha y los kilómetros recorridos. TaxDrive te pide exactamente estos campos en cada trayecto, separa lo profesional de lo privado y suma los kilómetros automáticamente. Así se va formando un libro sin lagunas trayecto a trayecto, sin que olvides ningún dato, y al final del año el reparto entre profesional y privado ya está hecho en lugar de tener que reconstruirlo de memoria.

Por qué Hacienda exige un libro de ruta a prueba de manipulaciones

Quien usa también su coche de empresa de forma privada debe tributar por ese beneficio. Para ello existen dos vías: el método a tanto alzado del 1 % (§ 8 Abs. 2 EStG) o el método del libro de ruta según el § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG, con el que demuestras la parte privada a partir de los kilómetros realmente recorridos. Sobre todo cuando el uso privado es escaso, el método del libro de ruta suele resultar bastante más barato, porque tributas por la proporción real y no por un porcentaje fijo.

Para que el libro se reconozca ha de ser «en regla»: llevado sin demora, cerrado (es decir, sin lagunas) y coherente en sí mismo — y, sobre todo, no debe poder modificarse después sin que se note. Justo ahí fallan las notas sueltas y las hojas de Excel, porque se dejan sobrescribir en cualquier momento, y en caso de discrepancia es tu palabra contra la del inspector. TaxDrive sella cada trayecto en el momento de guardarlo, de modo que cualquier cambio posterior sigue siendo detectable.

Que tu libro se reconozca en tu caso concreto, y qué método te sale más barato, depende de tu situación y lo decide Hacienda. Esta página no sustituye al asesoramiento fiscal — para dudas sobre el coche de empresa, el beneficio imponible o el reconocimiento, un asesor fiscal puede ayudarte. Lo que la aplicación te aporta es la base ordenada y sin lagunas sobre la que puede asentarse esa decisión.

Cómo llevar tu libro de ruta correctamente

Un libro reconocido se construye trayecto a trayecto, no de memoria a final de año. Así debes proceder:

• Registra sin demora: anota cada trayecto justo después de hacerlo — los datos reconstruidos a posteriori Hacienda suele rechazarlos.
• Mantente sin lagunas: los trayectos cortos y privados también forman parte, de lo contrario el libro no está cerrado.
• Separa lo profesional de lo privado: asigna cada trayecto con claridad, para que la parte privada se calcule limpiamente.
• Lleva las lecturas del cuentakilómetros de forma continua: los valores de inicio y de fin deben encadenarse y concordar de un trayecto a otro.
• Guarda a prueba de manipulaciones: usa el sellado para que cualquier cambio posterior siga siendo visible.

Así no entras en tu próxima inspección con una hoja de cálculo que cualquiera podría haber alterado, sino con un libro sellado y sin lagunas — la mejor base posible para que se reconozca tu método del libro de ruta. Y aunque no llegue nunca ninguna inspección, al final del año sabes exactamente qué parte de tus trayectos fue profesional, en lugar de tener que estimarla.

Más herramientas para el trabajo y la actividad autónoma

El libro de ruta es solo una parte de tu documentación. Si, como autónomo, quieres registrar el tiempo por cliente y proyecto como freelance, llevar tus horas de trabajo como parte de horas o tener controladas las cosas que has prestado, encontrarás también para ello herramientas igual de sobrias con los datos — sin conexión y sin cuenta.