Chaque trajet.
Scellé contre la falsification.

Pourquoi un carnet de bord scellé contre la falsification compte

Un carnet de bord n'est accepté par l'administration fiscale que s'il est tenu sans délai, sans lacune et sans possibilité de modification après coup. C'est justement là que les feuilles volantes et les tableurs échouent : ils peuvent être modifiés à tout moment, et en cas de doute, c'est votre parole contre celle du contrôleur. TaxDrive comble cette faille en attribuant à chaque trajet un sceau SHA-256 au moment de l'enregistrement.

Vous enregistrez chaque trajet avec date, adresse de départ et de destination, relevé du compteur et motif, puis le classez comme professionnel, privé ou domicile-travail. TaxDrive additionne automatiquement les kilomètres, gère plusieurs véhicules avec leurs plaques d'immatriculation et rassemble toutes les mentions obligatoires. En fin d'année, vous créez d'un geste un carnet de bord PDF ou un fichier CSV pour votre comptable.

Tous les trajets restent uniquement sur votre appareil. Sans compte, sans serveur, sans cloud, sans suivi GPS. TaxDrive documente vos trajets et les prépare pour votre déclaration ; l'application ne remplace pas un conseil fiscal.

Un carnet de bord en règle : ce qui doit figurer dans chaque trajet

Le fisc ne reconnaît un carnet de bord que s’il est complet. S’il manque une mention obligatoire sur un seul trajet, c’est tout le carnet qui peut être écarté — et c’est alors la méthode forfaitaire des 1 %, souvent plus coûteuse, qui s’applique. Pour chaque trajet professionnel, doivent au minimum y figurer :

• La date du trajet
• Le relevé du compteur kilométrique au départ et à l’arrivée
• La destination — l’adresse précise, pas seulement la ville
• L’objet du trajet — la raison pour laquelle tu as pris la route
• Le partenaire commercial ou le client rencontré
• Les détours, avec leur motif, lorsque l’itinéraire s’écarte du trajet direct

Les trajets privés, tu n’as pas à les décrire en détail — la date et les kilomètres parcourus suffisent. TaxDrive te demande exactement ces champs à chaque trajet, sépare le professionnel du privé et additionne les kilomètres automatiquement. Ainsi un carnet sans lacune se constitue au fil des trajets, sans que tu oublies la moindre information, et en fin d’année la répartition entre professionnel et privé est déjà là plutôt qu’à reconstituer de mémoire.

Pourquoi le fisc exige un carnet de bord infalsifiable

Celui qui utilise aussi son véhicule de fonction à titre privé doit imposer cet avantage. Deux voies existent pour cela : la méthode forfaitaire des 1 % (§ 8 Abs. 2 EStG) ou la méthode du carnet de bord selon le § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG, par laquelle tu prouves la part privée à partir des kilomètres réellement parcourus. Lorsque l’usage privé est faible, la méthode du carnet de bord est souvent nettement plus avantageuse, car tu es imposé sur la proportion réelle et non sur un forfait.

Pour que le carnet soit reconnu, il doit être « en règle » : tenu sans délai, clos (donc sans lacune) et cohérent en lui-même — et surtout, il ne doit pas pouvoir être modifié après coup de façon invisible. C’est précisément là que les notes volantes et les tableaux Excel échouent, car ils se laissent réécrire à tout moment, et en cas de litige c’est ta parole contre celle du contrôleur. TaxDrive scelle chaque trajet au moment où tu l’enregistres, de sorte que toute modification ultérieure reste détectable.

Que ton carnet soit reconnu dans ton cas précis, et quelle méthode est la plus avantageuse pour toi, dépend de ta situation et relève de la décision du fisc. Cette page ne remplace pas un conseil fiscal — pour toute question sur le véhicule de fonction, l’avantage imposable ou la reconnaissance, un conseiller fiscal peut t’aider. Ce que l’application te fournit, c’est la base ordonnée et sans lacune sur laquelle cette décision peut reposer.

Comment tenir ton carnet de bord dans les règles

Un carnet reconnu se construit trajet après trajet, et non de mémoire en fin d’année. Voici comment procéder :

• Saisis sans délai : note chaque trajet juste après l’avoir effectué — les mentions reconstituées après coup sont souvent refusées par le fisc.
• Reste sans lacune : les trajets courts et privés en font partie eux aussi, sinon le carnet n’est pas clos.
• Sépare le professionnel du privé : attribue chaque trajet clairement, pour que la part privée soit calculée proprement.
• Tiens les relevés du compteur en continu : les valeurs de départ et d’arrivée doivent s’enchaîner et concorder d’un trajet à l’autre.
• Enregistre de façon infalsifiable : utilise le scellé pour que toute modification ultérieure reste visible.

Ainsi, tu n’entres pas dans ton prochain contrôle avec un tableau que n’importe qui aurait pu altérer, mais avec un carnet scellé et sans lacune — la meilleure base possible pour que ta méthode du carnet de bord soit reconnue. Et même si aucun contrôle ne vient jamais, tu sais en fin d’année exactement quelle part de tes trajets était professionnelle, au lieu d’avoir à l’estimer.

D’autres outils pour le travail et l’activité indépendante

Le carnet de bord n’est qu’une partie de tes justificatifs. Si, en tant qu’indépendant, tu veux suivre le temps par client et par projet en freelance, tenir tes heures de travail sous forme de feuille de temps ou garder un œil sur les objets que tu as prêtés, tu trouveras là aussi des outils tout aussi sobres en données — hors ligne et sans compte.